ЭДО для склада в Palleto — УПД клиентам через любого оператора
Раздел «Моя компания → ЭДО» состоит из двух вкладок. «Документы» — реестр документооборота: что ушло клиентам и что пришло вам, с состоянием подписания. «Подключение» делает ваш склад абонентом оператора Астрал «Доки» прямо из кабинета Palleto: отдельный договор с оператором, свой кабинет и настройка роуминга не нужны. УПД и акты клиентам уходят с квалифицированной подписью руководителя, клиент получает их в своём Диадоке, СБИС, Такскоме или в Palleto и подписывает ответно. Для клиентов на общей системе это единственный способ принять ваш НДС к вычету по электронному документу.
Что нужно
- Открытая часть сертификата руководителя: кнопка «Выбрать из КриптоПро» берёт её из хранилища через плагин «КриптоПро ЭЦП Browser plug-in», либо файл
.cer/.pem. Закрытый ключ не передаётся. - Почта для доступа в кабинет Доки.
- Роль владельца или управляющего компании.
Как подключить
- «Моя компания → ЭДО» → вкладка «Подключение» → «Выбрать файл» — сертификат руководителя.
- Почта, телефон → «Отправить заявку».
- Астрал проверяет организацию, обычно до часа. Статус обновляется сам, кнопка «Проверить» запрашивает его сразу.
- После одобрения появится ИдЭДО склада, а приглашения всем клиентам с действующим подключением и площадке уйдут сами — во все операторы, где клиент найден по ИНН.
Связь с клиентами
| Состояние | Что значит |
|---|---|
| Связь есть | клиент принял приглашение хотя бы у одного оператора |
| Ждём ответа | приглашение отправлено, клиент его ещё не принял |
| Нет связи | клиента нет ни у одного оператора — документы ему по-прежнему уходят в PDF с простой подписью |
Новому клиенту приглашение уходит при следующем нажатии «Пригласить всех»; для одного клиента — кнопка «Пригласить» в строке. Если клиент прислал приглашение сам, оно принимается автоматически.
Документы
Вкладка «Документы» открывается первой. В ней всё, что ушло из вашего ящика и пришло в него: УПД клиентам, отчёты агента от площадки, акты. Загрузить сюда свой файл нельзя: в ЭДО уходят только документы, которые сформировала площадка, и изменить их нельзя. УПД отправляется кнопкой «По ЭДО» в Финансы → Документы, отчёт агента приходит от площадки сам.
Фильтры: Все / Исходящие / Входящие, состояние, месяц. Кнопка «Обновить состояния» запрашивает у оператора все открытые документы сразу; состояния и без неё подтягиваются каждые 5 минут.
| Состояние | Что значит |
|---|---|
| Ждёт вашей подписи | исходящий черновик создан — подпишите кнопкой «Подписать» (плагин КриптоПро) или в кабинете Доки; у входящего — подпишите ответно |
| Отправлен | документ у оператора, получатель ещё не открыл |
| Ждёт подпись получателя | доставлен, клиент должен подписать ответно |
| Подписан обеими сторонами | документооборот завершён, архив доступен |
| Отклонён / Аннулирован | получатель отказал или документ отозван |
В строке: открыть — печатная форма (УПД или отчёт агента), файл ФНС — XML УПД для своей учётной системы, архив — документ с подписями сторон и извещениями оператора, его принимают банки и налоговая.
Отчёт агента от площадки приходит с подписью площадки во входящие вашего ящика Доки и виден на этой же вкладке как входящий со кнопкой «Подписать»: она открывает действия, которые оператор даёт на этой стадии — подписать ответно или отклонить с причиной. Файл ответного титула подписывает руководитель плагином КриптоПро прямо здесь, и документооборот завершается.
У исходящих кнопка «⋯» открывает те же действия: «Аннулировать» (с причиной; контрагент подтверждает или отказывает — состояние «Запрошено аннулирование»), «Отозвать» для документа, который получатель ещё не подписал, «Согласиться на аннулирование» / «Отказать» — когда аннулирование запросил контрагент. Список действий всегда берётся у оператора, поэтому лишних кнопок не бывает.
УПД клиенту по ЭДО
Закрывающий УПД по счёту отправляется не файлом, а электронным документом формата ФНС (приказ ЕД‑7‑26/970@, версия 5.03) — оператор распознаёт его как УПД, и у покупателя он ложится в учёт как счёт‑фактура к вычету НДС, если вы плательщик НДС (функция СЧФДОП), или как акт (ДОП). Кнопка — в Финансы → Документы, колонка «ЭДО», «По ЭДО» в строке счёта. Дальше:
- Документ ложится черновиком в Доки; сервис сверяет продавца с ЕГРЮЛ и подписанта с вашим сотрудником в Доки — это нормально, так и задумано.
- Подпишите его «Подписать» на вкладке «Документы» страницы «ЭДО» (плагин КриптоПро, сертификат руководителя) — документ уходит покупателю сразу.
- Состояние видно в той же колонке: «ждёт подписи покупателя» → «подписан обеими сторонами». Ссылка «файл ФНС» скачивает сам XML — его можно загрузить в свою учётную систему.
Один счёт — один документооборот: пока прежний не завершён или не отозван, повторно отправить нельзя. Если с покупателем ещё нет связи в ЭДО, кнопка ответит «нет связи — сначала приглашение». Суммы и НДС в электронном УПД те же, что в печатной форме: налог считается по строке.
Подписание
Подписывает руководитель склада своей подписью, ключ остаётся у вас: в браузере плагином КриптоПро прямо из Palleto или в кабинете Доки (вход по почте из заявки), в том числе с телефона через Госключ. Пока связи с клиентом нет, документы ему уходят как раньше: PDF с простой электронной подписью в разделе «Документы»; кнопка «По ЭДО» у такого счёта попросит сначала пригласить покупателя.
Ограничения
- Сертификат должен быть выпущен на ту же организацию, что и компания в кабинете: ИНН сверяется.
- Клиентам партнёрских брендов приглашения не уходят: с ними документооборот ведёт партнёр.
Выбирайте склад по тарифам и фактическому SLA, платите с кошелька, следите за приёмкой в реальном времени. Регистрация и кабинет — бесплатно.