ЭДО для склада в Palleto — УПД клиентам через любого оператора

• «К отправке» (открывается первой) — всё, что ждёт вашего действия;
• «Документы» — архив по месяцам: что ушло клиентам и что пришло вам, с состоянием подписания;
• «Подключение» — подключение склада к оператору Астрал «Доки» прямо из кабинета: отдельный договор с оператором, свой кабинет и настройка роуминга (обмена с другими операторами) не нужны.

К отправке

Что нужно сделать — в одном месте:

• Ждут подписи или ответа — ваши неподписанные черновики и входящие, по которым оператор ждёт вашего действия. Кнопка «Подписать» в строке делает всё сама плагином КриптоПро: извещение о получении, затем ответную подпись.
• Счета без УПД по ЭДО — счета клиентам за закрытые периоды, по которым электронный УПД ещё не ушёл. «Отправить по ЭДО» создаёт черновик, и он появляется в списке выше под подпись. Нет связи с покупателем в ЭДО — кнопка неактивна: сначала приглашение на вкладке «Подключение». Счёт, где покупатель — вы сами (тот же ИНН), сюда не попадает: УПД самому себе не нужен.

Если оператор не доставил документ, у него статус «Ошибка», а под названием — причина от оператора и что делать. Счёт при этом снова появляется в «Счетах без УПД по ЭДО» — отправьте его заново.

Подписанные документы уходят в «Документы». УПД и акты клиентам уходят с квалифицированной подписью руководителя; клиент получает их в своём Диадоке, СБИС, Такскоме или в Palleto и подписывает ответно. Если клиент подключил ЭДО в Palleto, документы уходят только туда, даже когда у него есть ящик и у другого оператора. Для клиентов на общей системе налогообложения это единственный способ принять ваш НДС к вычету по электронному документу.

Когда отправлять

УПД клиентам за месяц Palleto формирует окончательно в начале следующего месяца (обычно на 3-й рабочий день). В этот момент в «Сообщения» приходит сообщение от Palleto в обращении «УПД клиентам — отправка через ЭДО», например: «УПД за сентябрь 2026 сформированы окончательно — можно отправлять клиентам». В нём:

• каждый УПД — клиент, номер счёта и сумма;
• срок отправки — 5 рабочих дней с формирования (праздники не считаются);
• что делать, если склад ещё не подключён к ЭДО.

До этого сообщения УПД за месяц не отправляйте — ни из Palleto, ни из своей системы ЭДО: документ ещё не окончательный. УПД, отправленный через СБИС, Диадок или на бумаге, Palleto не видит и не может подтвердить клиенту, поэтому отправляйте только здесь.

Если счёт отменили и выставили заново, придёт новое сообщение: новый номер с пометкой «взамен отменённого» — старый не отправляйте. Отменённый счёт кнопка «Отправить по ЭДО» не отправит и объяснит почему.

Что нужно

• Открытая часть сертификата руководителя: кнопка «Выбрать из КриптоПро» (нужен плагин «КриптоПро ЭЦП Browser plug-in») или файл .cer/.pem. Закрытый ключ не передаётся.
• Почта для доступа в кабинет Доки.
• Роль владельца или управляющего компании — или сотрудник, которому владелец включил «ЭДО» в «Сотрудниках» (например, бухгалтер; см. 09. Команда). С галочкой он может в ЭДО всё то же, что владелец: подключить, пригласить, отправить, подписать, ответить на документ. Подписывает он сертификатом руководителя, установленным на его компьютере: подписант в УПД — руководитель, и оператор сверяет подпись с сертификатом, по которому подключена организация.

Как подключить

1. Управление → ЭДО → «Подключение» → сертификат руководителя («Выбрать из КриптоПро» или «Выбрать файл»).
2. Почта, телефон → «Отправить заявку».
3. Астрал проверяет организацию, обычно до часа. Статус обновляется сам, «Проверить» запрашивает его сразу.
4. После одобрения появится ИдЭДО склада (адрес в ЭДО), а приглашения всем клиентам с действующим подключением и площадке уйдут сами — у всех операторов, где клиент найден по ИНН.

Связь с клиентами

Новому клиенту приглашение уйдёт при следующем нажатии «Пригласить всех», одному клиенту — кнопка «Пригласить» в строке. Приглашение от клиента принимается автоматически.

ЭДО Лайт (бесплатный ЭДО Честного знака) принимает приглашения сам, за несколько минут, но УПД склада туда не доходят: в нём документы ходят только между участниками Честного знака. Поэтому связь только в ЭДО Лайт не считается связью, и УПД туда не уходит — система скажет об этом при отправке. Попросите клиента принять ваше приглашение в Диадоке, СБИС или у другого оператора либо подключить ЭДО в Palleto.

Документы

Вкладка «Документы» — архив по месяцам: УПД клиентам, отчёты агента и УПД на вознаграждение от площадки, акты. Загрузить сюда свой файл нельзя: по ЭДО уходят только документы, которые сформировала площадка, без правок. УПД отправляется кнопкой «По ЭДО» в Финансы склада → Документы, отчёт агента и УПД на вознаграждение к каждой выплате приходят от площадки сами.

Фильтры: Все / Исходящие / Входящие, состояние, месяц. Состояния обновляются сами каждые 5 минут, «Обновить состояния» запрашивает их сразу.

Значки в строке: открыть документ (печатная форма УПД или отчёта агента; у вашего черновика без печатной формы — договора, акта сверки — сам файл, чтобы прочитать его до подписи), скачать файл ФНС (XML — для своей учётной системы) и архив — документ с подписями сторон и извещениями оператора, который принимают банки и налоговая.

Отчёт агента к реестру выплат площадка присылает после того, как деньги по реестру ушли на ваш счёт: получено от клиентов, удержано, перечислено и номер платёжки — тот же документ, что кнопка «Отчёт» в Управление → Выплаты. Он приходит с подписью площадки во входящие и виден здесь же с кнопкой «Подписать»: подписать ответно или отклонить с причиной. Руководитель подписывает плагином КриптоПро прямо здесь, и документооборот завершается. Если ЭДО подключено здесь, в Palleto, документы площадки приходят только сюда — даже когда у вас есть ящик в Диадоке или СБИС: так их ход видят и склад, и площадка. Если ЭДО у вас только в Диадоке, СБИС или у другого оператора, отчёт придёт туда. Без возражений в течение 10 рабочих дней отчёт считается принятым (оферта, п. 7.6).

УПД на вознаграждение площадки приходит к той же выплате вместе с отчётом агента. Продавец — ООО «ПАЛЛЕТО», покупатель — ваш склад, номер — номер реестра, дата — день выплаты. Строки — лицензионное и агентское вознаграждение ровно в тех суммах, что удержаны из этой выплаты, без НДС: площадка на УСН, поэтому это УПД со статусом 2 (акт, функция ДОП). Документ — файл формата ФНС 5.03: в 1С и другие учётные системы он загружается как поступление услуг, переносить суммы из отчёта вручную не нужно. Подписывается ответно так же, как отчёт, и приходит туда же, куда отчёт.

У исходящих кнопка «⋯» открывает действия: «Аннулировать» (с причиной; контрагент подтверждает или отказывает, пока — «Запрошено аннулирование»), «Отозвать» — если получатель ещё не подписал, «Согласиться на аннулирование» / «Отказать» — если аннулирование запросил контрагент. Кнопки показываются только те, что оператор разрешает на этой стадии.

УПД клиенту по ЭДО

УПД по счёту уходит электронным документом формата ФНС (приказ ЕД‑7‑26/970@, версия 5.03). У покупателя он ложится в учёт как счёт‑фактура к вычету НДС, если вы плательщик НДС (функция СЧФДОП), или как акт (ДОП). Кнопка — Управление → Финансы склада → Документы, колонка «ЭДО» → «По ЭДО» в строке счёта. Дальше:

1. Документ ложится черновиком в Доки; оператор сверяет продавца с ЕГРЮЛ и подписанта с вашим сотрудником в Доки.
2. Подпишите его кнопкой «Подписать» на вкладке «Документы» раздела «ЭДО» (плагин КриптоПро, сертификат руководителя) — документ сразу уходит покупателю.
3. Состояние видно в той же колонке: «ждёт подписи покупателя» → «подписан обеими сторонами». Ссылка «файл ФНС» скачивает XML для вашей учётной системы.

Один счёт — один документооборот: пока прежний не завершён или не отозван, повторно отправить нельзя. Нет связи с покупателем — система попросит сначала отправить приглашение. Суммы и НДС те же, что в печатной форме.

Подписание

Подписывает руководитель склада своей подписью, ключ остаётся у вас: в браузере плагином КриптоПро прямо из Palleto или в кабинете Доки (вход по почте из заявки), в том числе с телефона через Госключ. Пока связи с клиентом нет, документы ему уходят PDF с простой электронной подписью.

Ограничения

• Сертификат должен быть выпущен на ту же организацию, что и компания в кабинете: ИНН сверяется.
• Клиентам партнёрских брендов приглашения не уходят: с ними документооборот ведёт партнёр.