Подключение 1С:Бухгалтерии — акты складов и проводки автоматически

Что появляется в вашей базе

Раз в месяц, после закрытия отчётного периода (на 3-й рабочий день), по каждому складу, с которым вы работали, в вашей базе создаётся и проводится документ «Поступление (акт, накладная, УПД)» с видом операции «Услуги».

Как заполнен документ

Номер документа в базе задаём мы, вида PL000000012: по нему документ находится, даже если ответ 1С потерялся, поэтому дублей не бывает.

Плата за подключённые модули кабинета (например, за сам модуль «1С:Бухгалтерия») приходит в базу таким же «Поступлением» от ООО «ПАЛЛЕТО»: договор «Оферта Palleto — модули кабинета», без НДС, на тот же счёт затрат.

Какие проводки делает документ

Пример: за август склад «Главный · Москва» (плательщик НДС 5 %) оказал услуг на 100 000 ₽. В счёте кабинета: 100 000 ₽ + НДС 5 000 ₽ = 105 000 ₽.

Если склад без НДС (УСН, патент) — второй строки нет, документ на 100 000 ₽ ровно. Если склад на ОСНО 22 % — вторая строка 22 000 ₽ и сумма документа 122 000 ₽.

Вы на ОСНО. НДС с 19.04 принимается к вычету после регистрации счёта-фактуры: в документе поступления нажмите «Зарегистрировать» в поле «Счёт-фактура» и введите номер и дату из УПД склада (УПД приходит через кабинет, номер совпадает с номером счёта). Проводка — Дт 68.02 Кт 19.04. Сами мы счёт-фактуру не регистрируем: бухгалтер должен сверить номер и дату с оригиналом.

Вы на УСН «доходы минус расходы». Расход признаётся после оплаты; в строке документа стоит признак «Принимаются» для книги учёта доходов и расходов, НДС склада входит в расход (Дт 44.01 на всю сумму с НДС 1С делает сама, если в учётной политике НДС включается в стоимость). На УСН «доходы» документ влияет только на бухгалтерский учёт.

Как это связано с вашим кабинетом

Что не создаётся автоматически:

• Списание с расчётного счёта за пополнение — его создаёт ваш банк (ДиректБанк / загрузка выписки). Получатель платежа — ООО «ПАЛЛЕТО», агент склада.
• Счёт-фактура полученный — регистрирует бухгалтер по УПД склада (см. выше).
• Корректировка долга — см. раздел «Как закрыть оплату» ниже.

Как закрыть оплату: агент и принципал

Вы платите ООО «ПАЛЛЕТО», а услуги оказывает склад: по оферте (п. 3.3) ПАЛЛЕТО принимает деньги как агент склада от его имени. Поэтому акт приходит от склада, а платёж ушёл агенту. В 1С это закрывается одним из двух способов — выберите с бухгалтером:

1. Платёж сразу на склад. В документе «Списание с расчётного счёта» из выписки поставить контрагентом склад (договор «С поставщиком»), в назначении оставить «оплата через агента ООО „ПАЛЛЕТО“ по счёту TOP-…». Тогда аванс 60.02 закроется актом автоматически. Подходит, когда одно пополнение относится к одному складу.
2. Платёж на ПАЛЛЕТО + перенос. Списание остаётся на контрагента ПАЛЛЕТО (60.02), а после акта склада делается «Корректировка долга → Перенос задолженности» с ПАЛЛЕТО на склад на сумму акта (счёт склада за месяц — в Управление → Счета, списания по складам — в «Биллинге», фильтр «Склад»). Подходит, когда с одного пополнения работают несколько складов.

Остаток лицевого счёта в кабинете всегда равен сумме авансов (60.02) по ПАЛЛЕТО и складам вместе. Если после закрытия месяца цифры расходятся, напишите в поддержку — сверим по документам.

Стоимость

Модуль подключается в разделе «Модули» — этот пункт меню есть у владельца и управляющих компании, у сотрудников и наблюдателей его нет. Первые 2 месяца с даты подключения — бесплатно, затем 5 000 ₽ в месяц без НДС. Сумма списывается с лицевого счёта за месяц вперёд — в день окончания бесплатного периода и дальше в то же число каждого месяца (в истории операций — «Модуль „1С:Бухгалтерия“ — ‹месяц›»). Отключить модуль можно в любой момент там же: со следующего месяца списаний не будет, созданные документы в 1С останутся.

Подключение

Если 1С в облаке scloud

1. В 1С: поиск по слову OData → «Настройка автоматического REST-сервиса» → вкладка «Авторизация» → галочка «Создать отдельные имя пользователя и пароль». Имя пользователя — тот же логин, что у дополнительного пользователя облака (шаг 2); пароль — длинный, только латиница и цифры. Вкладка «Состав»: отметьте Контрагенты, Договоры контрагентов, Номенклатура, Организации, Поступление (акты, накладные, УПД), Счёт-фактура полученный, Перечисления, Планы счетов → Хозрасчётный → «Сохранить и закрыть».
2. В личном кабинете scloud: Пользователи → добавить дополнительного пользователя с тем же логином и паролем, доступ — только к этой базе. Облако пускает к базе снаружи только своим логином, поэтому имена в 1С и в облаке обязаны совпадать.
3. Адрес базы: откройте базу в браузере и скопируйте адрес из строки браузера до имени базы включительно, например https://wap01.scloud.ru/36/sc0000000_…/ (номера у каждого свои). Окончание odata/standard.odata/ кабинет добавит сам.
4. В кабинете Palleto: Модули → «1С:Бухгалтерия» → «Подключить модуль», ниже появится форма подключения: в поле «Где стоит 1С» выберите «Облако scloud», вставьте адрес, логин и пароль → «Проверить и сохранить». Кабинет прочитает название вашей организации из базы — если оно показалось, подключение работает.

Если база у вас на своём сервере

Нужна публикация базы на веб-сервере (IIS или Apache) со включённым «стандартным интерфейсом OData» и доступом по HTTPS из интернета. Это делает ваш администратор 1С: Конфигуратор → Администрирование → Публикация на веб-сервере → «Публиковать стандартный интерфейс OData». Затем шаги 1 и 4 из инструкции выше; в поле «Где стоит 1С» — «Своя база, опубликованная на веб-сервере», адрес — адрес публикации. Если публиковать базу в интернет нельзя, автоматический обмен не заработает — документы придётся вносить вручную по счетам и УПД из кабинета («Управление → Счета» и блок «Закрывающие документы за период» в «Биллинге»).

Другая программа учёта

Если вы ведёте учёт в «Моё дело», «Контур.Бухгалтерии», 1С:Фреш или другой системе — напишите в поддержку, какая у вас программа. Документы за месяц — счёт, УПД склада и детализация — в любом случае доступны в кабинете: раздел «Управление → Счета» и блок «Закрывающие документы за период» в разделе «Биллинг»; там же, в «Биллинге», кнопка «Выгрузить данные» выгружает операции в Excel или CSV.

Что видно в кабинете

В разделе «Модули» под карточкой «1С:Бухгалтерия»:

• состояние подключения — организация из вашей базы, время последней проверки;
• кнопки «Проверить», «Приостановить», «Отключить»;
• журнал: какой счёт каким документом 1С отражён (номер вида PL000000012), когда, и ошибка, если 1С документ не приняла.

Ошибка чаще всего значит, что в базе не отмечен справочник из списка «Состав» или изменился пароль. После исправления документ уйдёт сам при следующем обмене (раз в 5 минут).

Безопасность

Пароль хранится зашифрованным и нигде не показывается. Служебный пользователь 1С не может войти в программу — только принимать документы. Мы создаём и проводим документы только описанных выше видов; пометка palleto: в «Комментарии» отличает их от введённых вручную. Отключить обмен можно в любой момент — созданные документы останутся в базе.